Cyfryzacja biznesu i wielu innych dziedzin życia w ostatnim czasie znacznie przyspieszyła w związku z trwającą pandemią koronawirusa. Sygnowanie dokumentów za pomocą elektronicznego podpisu to już dziś coraz powszechniejszy standard, który warto jak najszybciej wdrożyć nie tylko z uwagi na ogromną wygodę tego rozwiązania, ale przede wszystkim ze względu na wiele innych korzyści, które się z nim wiążą.

e-Podpisywanie – zasada działania

Elektroniczne podpisywanie dokumentów opiera się na wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych do składania własnoręcznych, niepodrabialnych podpisów na dokumentach w postaci elektronicznej. Do tego celu niezbędny jest odpowiedni sprzęt, czyli tablet wyposażony w warstwę biometryczną, na którym zainstalowano oprogramowanie obsługujące e-podpis.

Aby uniemożliwić wprowadzanie modyfikacji do e-podpisu już po jego złożeniu, oprogramowanie rejestruje wiele parametrów podpisu w trakcie jego wykonywania – między innymi siłę nacisku, dynamikę i kształt podpisu, precyzyjne współrzędne GPS miejsca, w którym znajdował się tablet w chwili składania podpisu, a nawet datę i godzinę (z dokładnością co do sekundy).

Natychmiast po podpisaniu dokumentu komplet zebranych danych jest szyfrowany przy użyciu zaawansowanych protokołów szyfrujących i trwale dołączany do danego dokumentu, po czym następuje zapis całości w postaci pliku PDF. W efekcie nie ma możliwości dokonania modyfikacji zarówno złożonego podpisu, jak i samego dokumentu.

Najważniejsze różnice między podpisem kwalifikowanym a e-podpisem

Pomimo pewnych podobieństw e-podpis nie jest tożsamy z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Każde z tych rozwiązań ma własną specyfikę i znajduje zastosowanie w nieco odmiennych obszarach biznesu. Przede wszystkim należy pamiętać, że podpis kwalifikowany składa się wyłącznie przy użyciu dedykowanego (kwalifikowanego) urządzenia, a weryfikacja autentyczności podpisu opiera się na jednorazowym kodzie generowanym przez token albo smartfon. Formalnie rzecz biorąc nie jest to zatem podpis, a zestaw danych identyfikujących konkretną osobę jako tę, która składa podpis.

Kolejna istotna różnica to fakt, iż podpis kwalifikowany wydają podmioty certyfikowane przez Narodowe Centrum Certyfikacji, a certyfikat jest przyznawany wyłącznie na określony czas, po którego upływie konieczna jest recertyfikacja. Koszt uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest różny w zależności od podmiotu udzielającego certyfikatu, kosztu urządzenia do generowania kluczy i długości okresu, na jaki przyznano podpis.

Warto jednak pamiętać, że część jednostek administracji publicznej wymaga używania właśnie podpisu kwalifikowanego, a w przypadku podpisywania e-faktur i potwierdzania niektórych transakcji bankowych (zwłaszcza na duże kwoty) stosowanie go jest bezwzględnym wymogiem.

Korzyści z wdrożenia e-Podpisywania

Wśród najważniejszych zalet płynących z przejścia na tryb Paperless (tzn. na dokumentację w wersji elektronicznej) i wdrożenia e-Podpisywania bez dwóch zdań trzeba wymienić obniżenie kosztów związanych z obsługą dokumentacji papierowej. Przejście na rozwiązania Paperless w zasadzie eliminuje konieczność magazynowania ogromnych ilości papierowych dokumentów, usprawnia wewnętrzny i zewnętrzny obieg dokumentacji, a także przekłada się na poprawę stanu środowiska naturalnego przez redukcję ilości produkowanego i utylizowanego papieru.

Dodatkowe korzyści to redukcja liczby błędów związanych z ręczną ewidencją dokumentów, szybkie wyszukiwanie dowolnego dokumentu w elektronicznej bazie, pełna kontrola nad dostępem do archiwum elektronicznych dokumentów i całkowita zgodność z obowiązującymi przepisami krajowymi oraz unijnymi.

e-Podpisywanie – idealne rozwiązanie dla biznesu w czasie pandemii

Z uwagi na to, że tradycyjne metody podpisywania dokumentów stały się po wybuchu pandemii koronawirusa jeszcze bardziej uciążliwe (lub nawet niemożliwe do wykonania), tym bardziej warto postawić na nowoczesne, wygodne w użyciu i zabezpieczone technologiami na poziomie militarnym rozwiązanie, jakim jest opracowany przez polską firmę Infinite system e-Podpisywanie. Szczegółowe informacje dotyczące systemu znajdują się na stronie internetowej marki Infinite pod adresem https://infinite.pl/oferta-infinite/e-podpisywanie